Van Maintenance- naar Enterprise Asset Management oplossing
De cloudtransformatie van Recticel met IFS Ultimo en SAM&more
Wat begon als een Maintenance Management oplossing is inmiddels verworden tot een Enterprise Asset Management systeem waar ook andere afdelingen (waaronder Productie, Kwaliteit en Veiligheid) van profiteren. Dieter Bervoet, International Maintenance Manager bij Recticel, vertelt over zijn uitdagingen, de transitie van IFS Ultimo naar de Cloud, de manier waarop hij hierbij geholpen is en wat dit de organisatie heeft opgeleverd.
De uitdaging
Al meer dan 15 jaar is Recticel een trouwe gebruiker van Ultimo. In 2022 werd Dieter aangesteld als International Maintenance Manager. Dit is waarom zijn reis naar de cloud begon: ‘We hebben vier hoofdvestigingen in België, Engeland, Frankrijk en Finland, waarin culturen bestaan die van elkaar verschillen. Dat betekende ook dat er op meerdere manieren naar het onderwerp Maintenance (onderhoud) gekeken werd. Mijn opdracht was al snel duidelijk. Datgene wat bereikt moest worden is dat alle fabrieken zoveel als mogelijk moeten kunnen produceren: stilstand kost immers kapitalen. Het betekende simpelweg dat we het ons niet konden permitteren om bepaalde facetten van het onderhoud niet uit te voeren of te monitoren. Er was daarnaast nog iets anders van belang. We bedienen klanten over de hele wereld, maar in de huidige snel evoluerende wereld veranderen klantwensen continu. Je moet alert blijven en razendsnel kunnen reageren. Om uniform te werken en slagvaardiger te kunnen produceren besloot ik om mij te gaan richten op standaardisatie van de onderhoudsprocessen. IFS Ultimo in de Cloud bleek daarvoor de juiste oplossing te zijn.’
De vraag om extra ondersteuning
Dieter vervolgt zijn verhaal: ‘Waar ik ook mee te maken had is dat de maturiteit op het gebied van onderhoud en cloud niet op elke site hetzelfde was. De eerste cloudversie van IFS Ultimo, waarin onze onderhoudsmaterialen en -werkzaamheden werden ingebracht, zag er uitstekend uit. Echter realiseerde ik mij dat er niet op alle sites voldoende kennis en expertise aanwezig was. Bovendien had ik, om mijn missie te laten slagen, ook iemand nodig die in staat is om het veranderproces van on-premise naar de cloud te faciliteren.
De hulp van SAM&more
IFS Ultimo heeft een samenwerking met SAM&more, gevestigd te Merelbeke. Een van de oprichters, Miquel Simson, is Maintenance Consultant. ‘We werden door IFS Ultimo naar voren geschoven bij Recticel omdat we zowel de meerwaarde van het Enterprise Asset Management systeem van IFS Ultimo kennen als de dagelijkse processen aan de klantzijde. In mijn rol als consultant probeer ik altijd op een praktische manier in te gaan op de noden van de klant en dit met een gestandaardiseerde aanpak te vertalen naar de eindgebruikers. Elke organisatie heeft immers structuur, netheid en ordentelijkheid nodig om de juiste beslissingen te kunnen nemen. Welke stappen je daarvoor moet nemen? Dat is waar ik dagelijks bij help’, legt Miquel uit.
“Een systeem voor dit, een systeem voor dat, bestaat bij ons niet meer. Door de hulp van zowel IFS Ultimo als SAM&more hebben we vanuit Maintenance Management één centraal Enterprise Asset Management systeem gerealiseerd waar de hele organisatie van profiteert.”
International Maintenance Manager bij Recticel
De resultaten bij Recticel
Wat heeft de samenwerking met IFS Ultimo en SAM&more opgeleverd? Daar geeft Dieter een uitgebreid antwoord op:
- Verbeterde samenwerking: Doordat productie- en maintenance medewerkers in één centraal systeem werken, spreken ze onderling ook dezelfde taal en is er begrip over waar mogelijke pijnpunten zitten.
- Het ontstaan van kostenvoordelen: De diverse sites hebben inzicht in elkaars magazijnen. Door te analyseren waar welke materialen gebruikt worden kunnen we ons voorraadbeheer van onderhoudsmaterialen optimaliseren en centraliseren waar gewenst.
- Minder menselijke fouten: Omdat alle onderhoudsmaterialen voor elke site dezelfde naamgeving hebben. Bovendien voorkomt dit onnodig zoeken.
- Een betere bezetting/planning van maintenance medewerkers: Door standaardisatie is het eenvoudig om werkzaamheden van elkaar op te vangen. Daarnaast analyseren we ook met IFS Ultimo hoe en waar we onze medewerkers zo optimaal mogelijk in kunnen zetten.
- Continue werken aan kwaliteit: Uniformiteit betekent ook dat je sites met elkaar kunt vergelijken en vooral van elkaar kunt leren. Bijvoorbeeld waarom de ene site hetzelfde werk sneller uitvoert dan de andere of wat je kunt doen om een Health & Safety gerelateerde calamiteit te voorkomen.
- Compliance: Door alle informatie rondom onderhoud, productie en kwaliteit op één centrale plek vast te leggen ontstaan betere gesprekken met auditors.
- Flexibiliteit: Standaardisatie betekent ook dat er een blauwdruk bestaat als er nieuwe vestigingen bij zouden komen. De processen zijn bekend en in korte tijd uit te rollen.
Over Recticel
Recticel richt zich op de productie van polyurethaanoplossingen, met toepassingen in matrassen, isolatie, en automotive. Het bedrijf streeft naar duurzame en innovatieve producten, met een sterke focus op energie-efficiëntie en comfort. Recticel opereert wereldwijd en speelt een cruciale rol in verschillende sectoren door hoogwaardige schuimtechnologieën te leveren.
Over SAM&more
SAM&more is een adviesbureau dat klanten van IFS Ultimo extra ondersteuning geeft om de technische dienst te optimaliseren. Onze naam staat voor Support, Advice, Maintenance & More. Ze doen dit met de overtuiging dat er meer is dan het implementeren van een softwaresysteem en helpen op een pragmatische manier met het aansturen en begeleiden van veranderprocessen.